Vereinsdatenbank-Kurzanleitung

	Vereinsdatenbank
	Konvertierungsprogramme

Nach der Installation wird das Programm über
<Start | Programme | Schießprotokoll | VereinsDB>
gestartet. Wenn noch keine Voreinstellungen vorhanden sind, wird das Programm mit einem leeren Tabellenblatt geöffnet.

Die Anzeige besteht aus zwei Teilen: die linke Seite dient der Anzeige der Vereinsdaten, in der rechten Tabelle werden die für den ausgewählten Verein gespeicherten Schützen angezeigt.

Über <Datei | öffnen> kann eine vorhandene Datenbank geöffnet oder mittels <Datei | neu> eine neue Datenbank angelegt werden.
Nach dem Öffnen einer vorhandenen Datenbank werden alle eingetragenen Vereine nach ihrem Ort sortiert aufgelistet.

Durch Anklicken der Spaltenbeschriftung kann die Reihenfolge der Auflistung geändert werden. Möglich ist die Sortierung nach der Vereinsnummer, dem Ort oder nach dem Vereinsnamen für die Vereine und nach Name, Mitgliedsnummer bzw. Geburtsdatum für die Schützen.

Durch eine Suchfunktion (<Anzeige | suche Verein>) kann die Liste der angezeigten Vereine eingeschränkt werden. Gesucht werden kann nach Zeichenfolgen in der Vereinsnummer, im Ortsname, in der Vereinsabkürzung oder dem Vereinsname.

Für die Suche nach einem Schützen können in einem Formular Suchbegriffe für Namen und Vornamen eingegeben werden. Die Eingaben können den vollständigen Namen oder Teile des Namens enthalten. Werden für Name und Vorname Suchbegriffe eingegeben, so werden diese „UND“-verknüpft, d.h. es werden nur die Datensätze angezeigt, für die beide Suchbegriffe gefunden wurden. Es werden alle Vereine nach Namen durchsucht, die den Suchbegriffen entsprechen. Die Suchergebnisse werden im unteren Teil des Formulars angezeigt.

Um einen vorhandenen Vereinseintrag zu bearbeiten ist dieser durch Anklicken auszuwählen und über den Menüpunkt <Bearbeiten | aktueller Verein> das Eingabeformular zu öffnen. (Alternativ kann das Öffnen des Eingabeformulars durch Doppelklick auf einen Listeneintrag erfolgen.)

Jedes Feld kann mit entsprechendem Text gefüllt werden. Für die Verwendung mit dem Auswerteprogramm müssen die obersten 3 Felder (Ort, Vereinsname und Vereinsabkürzung) ausgefüllt sein. Alle weiteren Zeilen sind keine Pflichtfelder. Bei der Verwendung des Meldesystems ist es sinnvoll, die Vereinsnummer und die Geschäftsadresse anzugeben, da diese bei der Erstellung der Meldung aus der Datenbank übernommen werden.

Sollen die Daten für einen Schützen bearbeitet werden, so ist sein Eintrag in der Schützentabelle doppelt anzuklicken bzw. durch Anklicken auszuwählen und anschließend über den Menüeintrag <Bearbeiten | aktueller Schütze> das Eingabeformular für den Schützen aufzurufen.

Für jeden Schützen sind wenigstens Name, Vorname und Geburtsdatum einzugeben. (An Stelle des vollständigen Geburtsdatums reicht notfalls die Eingabe „01.01.“ und das dazugehörige Geburtsjahr.) Die entsprechende Wettkampfklasse wird nach der Eingabe des Geburtstages angezeigt. Hat sich der Schütze für den Start in einer leistungsstärkeren Klasse entschieden, so kann die entsprechende Wettkampfklasse im Feld <Hochmeldung> ausgewählt werden.

Über die Schaltfläche <weitere Mitgliedschaften / Startberechtigungen> wird ein Formular aufgerufen, in dem alle Mitgliedschaften des Schützen und die dazugehörenden Startberechtigungen angezeigt werden.
Die Verwaltung der Startberechtigungen ist zwar „nur“ für die Durchführung der Meisterschaften notwendig, für diese aber unbedingt erforderlich.
Auf der linken Seite werden alle Mitgliedschaften des Schützen angezeigt. In der Spalte „St. V.“ wird der Stammverein des Schützen gekennzeichnet.
Nach der Auswahl eines Vereins auf der linken Seite, werden rechts die gemeldeten Startberechtigungen angezeigt. Mittels <neu> kann eine weitere Disziplin aus der Liste der vordefinierten Disziplinen zu den Startberechtigungen hinzugefügt werden.

Der Menüpunkt <Drucken> bietet verschiedene Funktionen zum Ausdrucken des Datenbestandes.
Vor dem Druck der Vereins- und Schützenlisten können über entsprechende Formulare die auszugebenden Spalten ausgewählt werden.

Die Druckauswahl für die Schützen bietet als Besonderheit den Ausdruck der Liste in Form einer Geburtstagsliste.

Vereinsliste

Mitglieder als Geburtstagsliste

Neben der Vereinsliste können statistische Ausdrucke für einen oder mehrere Vereine erstellt werden.

Für vier besondere Druckfunktionen können Layouts erstellt werden:

Ausweis - Jede Art von Ausweisen für den Schützen
Wettkampfpass - Pass mit Angaben zu Startberechtigungen
Adresse Verein - zum Bedrucken von Breifumschlägen...
Adresse Schütze - zum Bedrucken von Breifumschlägen...

Ausweislayout

gedruckter Ausweis

Layout für einen Wettkampfpass

gedruckter Wettkampfpass

Konvertierungsprogramme

Im laufe der Jahre waren verschiedene Programme im Einsatz, mit deren Hilfe Daten aus unterschiedlichen Vereinsverwaltungen in das Format der ProtoS-Vereinsdatenbank umgesetzt werden konnten. Zwei Programme haben sich dabei durchgesetzt: TransExcel und TransAnhalt.

TransExcel

Als Datenquelle dienen hier Excel- Tabellen, die „von Hand“, oder aber mit Daten aus dem Export einer Mitgliederverwaltung gefüllt werden können.
Bei der Installation werden im Programmverzeichnis die notwendigen Excel- Tabellen abgelegt. Diese können geöffnet und mit den entsprechenden Daten gefüllt werden. Anschließend sollten sie unter neuem Namen in einem gesonderten Ordner abgelegt werden.

Für die Erstellung der ProtoS-Vereinsdatenbank werden mindestens die Tabelle mit den Vereinsdaten und die Tabelle mit den Mitgliedsdaten benötigt.

Als erstes ist die Tabelle mit den Vereinsdaten zu füllen.
Der vollständige Vereinsname, die Vereinsabkürzung, die Vereinsnummer und der Ort müssen eingetragen sein.
Die Vereinsnummer wird zwingend zur Zuordnung der Schützen benötigt.

Anschließend ist die Tabelle mit den Mitgliedsdaten zu füllen.
Die Vereinsnummer entscheidet über die Zuordnung zu einem Verein und muss einer Vereinsnummer aus der Vereinsliste entsprechen.
Name, Vorname und Geburtsdatum müssen eingetragen sein
Die Kennzeichnung „weiblich“ kann entfallen, dann funktioniert aber die Zuordnung zu einer Wettkampfklasse nicht. Die Eintragungen "x", "X", "w" oder "W" werden als Kennzeichen für weibliche Mitglieder akzeptiert, alle anderen Eintragungen als männliche Mitglieder.
Die Mitgliedsnummer sollte nach Möglichkeit eingetragen werden, eine fehlende Nummer führt aber nicht zu einem Fehler und nicht zum Beenden des Importes (ohne diese ist aber die Verwaltung der Startberechtigungen nicht möglich).
Alle weiteren Felder sind optional.

Sind die Tabellen gespeichert, kann das Programm TransExcel geöffnet werden. Nach Anklicken der Zeile <Daten übertragen nach> kann ein neuer Dateiname eingegeben oder eine vorhandene Datei geöffnet werden.

Auf der Registerkarte <Vereinsdaten> ist die Excel-Datei mit den Vereinen auszuwählen. Nach anklicken der Schaltfläche <Start> werden die Daten umgewandelt.

Anschließend kann zur Registerkarte <Schützendaten> gewechselt werden. Nachdem die zu öffnende Excel-Datei ausgewählt wurde, können zusätzliche Optionen für die Übernahme aktiviert werden.

Nach dem Einlesen der Daten werden Informationen über die Anzahl der eingelesenen Datensätze und die Anzahl der daraus ermittelten Einzelschützen angezeigt. Die Differenz ergibt sich aus festgestellten Mehrfachmitgliedschaften.

Nach jedem Einlesen einer Tabelle werden außerdem Informationen über den Datenbestand in der ProtoS-Datenbank angezeigt.

Wenn Sie die Tabelle mit den Startberechtigungen erstellt haben, können diese anschließend eingelesen werden.

TransAnhalt

Das Programm dient der Umsetzung von Vereins- und Schützendaten in das Format der ProtoS- Vereinsdatenbank. Das Programm wurde für den Landesschützenverband Sachsen-Anhalt entwickelt und nutzt die Exportdaten des hier genutzten Programms zur Mitgliederverwaltung. (Mitgliederverwaltung für Verbände, Kreise und Vereine des Niedersächsischen Sportschützenverbandes [OMNIS 7 Datenbank])

Voraussetzung für die Umsetzung der Daten ist der Export der entsprechenden Daten aus der Mitgliederverwaltung. Benötigt werden die Vereinsdaten, die Mitgliederdaten und die Startberechtigungen. Diese sind als DBase-Dateien zu exportieren.

Die Vereinsdaten werden unter dem Dateinamen MKK_VN2.DBF abgelegt. (KK – steht dabei für den entsprechenden Kreisverband [zweistellige Nummer]- werden alle Vereine ausgewählt, wird eine Datei mit dem Namen M00_VN2.DBF erstellt.)
Die Schützendaten werden unter dem Namen MKK_MGL2.DBF abgelegt. (KK – steht auch hier wieder für die Nummer des Kreisverbandes – 00 steht für den Export aller Schützen).

Als erstes ist die zu bearbeitende Vereinsdatenbank auszuwählen. Dazu ist das Feld <Daten übertragen nach:> anzuklicken. Es wird das bekannte Dialogfeld „Datei öffnen“ angezeigt, in welchem die zu bearbeitende ProtoS-Vereinsdatenbank (*.vdb) auszuwählen ist. Soll eine neue Vereinsdatenbank erstellt werden, so ist hier der entsprechende Ordner auszuwählen und ein Name für die zu erstellende Datenbank einzugeben.

Das Programm überprüft die eingestellt Datei und legt diese gegebenenfalls neu an.
Sollte eine Datenbank geöffnet werden, die bereits Daten enthält, so werden zusätzliche Hinweise auf den Kartenreitern für die Vereins- bzw. Schützendaten ausgegeben.

Wird eine vorhandene Datenbank geöffnet, so erfolgt eine Warnung, dass die vorhandenen Daten überschrieben werden. In diesem Fall besteht aber die Möglichkeit, die Vereinsdatenbank mit den neuen Daten abzugleichen. Diese Updatefunktion löscht und fügt keine Vereine hinzu, sondern es werden nur die optionalen Felder aus der Exportdatenbank übernommen.
Um eine Exportdatei für das Einlesen auszuwählen, ist das Feld <Daten übernehmen von:> anzuklicken. Im entsprechenden Dialogfenster (Datei öffnen) ist die Exportdatei (MKK_VN2.DBF) auszuwählen.
Während die Daten für Vereinsnummer, Vereinsname, Vereinsabkürzung und Ort immer übernommen werden, können die Felder für den Namen des Vorsitzenden, die Geschäftsadresse sowie den Ansprechpartner optional übernommen werden.

Durch Betätigen der Schaltfläche <Start> wird die Datenübernahme gestartet.

Sind die Vereinsangaben in der Datei vorhanden, können anschließend die Daten der Schützen übernommen werden. Dazu ist der Kartenreiter <Schützendaten> anzuklicken.
Hier ist als erstes die Importdatei auszuwählen. (Feld <Daten übernehmen von> anklicken).
Folgende Daten werden immer übernommen: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht und Vereinszugehörigkeit. Die Übernahme der Adresse (einschließlich Telefonnummer) und der eventuell gemeldete Start in einer anderen (leistungsstärkeren) Wettkampfklasse können optional übernommen werden.
Durch Aktivierung der Option „Update“ können die in der vorhandenen Datenbank erfassten Schützendaten mit dem Export abgeglichen werden. Hierbei wird überprüft, ob der Schütze noch als Mitglied gemeldet ist und seine Adresse, die Telefonnummer und eine eventuelle Höhermeldung werden aus der Exportdatei übernommen. Die Zuordnung zu einem Stammverein bleibt erhalten!
Schützen bzw. Mitgliedschaften, die in der Exportdatei nicht mehr vorhanden sind werden beim Update aus der ProtoS – Vereinsdatenbank entfernt!

Sollte während des Abgleichens der Datenbank festgestellt werden, dass ein ähnlicher Schütze bereits vorhanden ist (Abweichung in der Schreibweise des Namens oder der Straße bzw. des Geburtsdatums), wird der einzulesende Datensatz in der oberen Zeile und alle ähnlichen Eintragungen in der unteren Tabelle angezeigt. Die Unterschiede zum ausgewählten Eintrag werden durch Unterstreichung hervorgehoben. Jetzt kann entschieden werden, ob der Schütze als neuer Eintrag übernommen werden soll, oder ausgewählte Felder eines vorhanden Eintrages berichtigt werden sollen. Soll ein Eintrag berichtigt werden, ist zuerst der Eintrag in der Tabelle anzuklicken und anschließend die zu berichtigenden Felder in der oberen Zeile auszuwählen.

Ist das Einlesen beendet, erfolgt ein Hinweis auf die Anzahl der eingelesenen Datensätze sowie die sich daraus ergebenden Änderungen an der Vereinsdatenbank. (in diesem Falle keine Änderung des Datenbestandes)

Nach jedem Einlesen werden Informationen über den aktuellen Datenbestand der Vereinsdatenbank angezeigt.

Bei Bedarf können Sie nun zum Reiter <Startberechtigungen> wechseln und diese einlesen.